Срок утверждения графика:

ТК РФ требует утвердить документ минимум за 2 недели до нового года, то есть до 17 декабря включительно. В текущем году это вторник.

Если не утвердить график вовремя, работодателю грозит ответственность, юрлицо могут оштрафовать на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Особенности составления графика:

Отпуск следует предоставлять целиком, если стороны не договорились, как его делить. Такого мнения придерживаются Минтруд и Роструд.

Также сотрудники вправе сообщить, в какой период им хотелось бы пойти в отпуск. Онлайн-инспекция не раз отмечала: учитывать их мнение или нет, решает работодатель. Необходимо учесть пожелания лишь тех категорий персонала, у которых есть право на отдых в удобное время.

Позиции ведомств расходятся по вопросу о том, указывать ли в графике отпусков конкретные даты отдыха. Роструд выступает за такой подход, а Минтруд считает это необязательным.

Ознакомление с графиком сотрудников:

Закон не закрепляет способы ознакомления персонала с графиком. Не ознакомление с графиком не дает сотруднику права отказаться от отпуска, о котором его уведомили минимум за 2 недели до его начала, пояснил Роструд.

Ответственность за нарушение ст. 123 ТК РФ
«Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»:

Последствия для работодателя

Последствия для работника

На какие части можно разделить отпуск, предоставляемый работнику ежегодно:

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен только на то количество частей, которое определили по соглашению работодатель и работник. Не рекомендуется чрезмерно дробить отпуск, так как работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить свои силы (ч. 1 ст. 125 ТК РФ, Письма Минтруда России от 08.07.2021 N 14-2/ООГ-6477, Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).

Можно разделить на части и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, а не только основной. В том числе отпуск «за вредность» (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Установлено минимальное количество дней отпуска для одной из частей ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 календарных дней (с учетом суммирования основного отпуска и дополнительного (если он предоставляется)). Другие же его части могут быть любой продолжительности, о которой стороны договорились, — например, один, два, пять, семь дней (ст. 114, ч. 2 ст. 120, ч. 1 ст. 125 ТК РФ, Письма Минтруда России от 08.07.2021 N 14-2/ООГ-6477, Роструда от 10.01.2024 N ПГ/28100-6-1, от 17.07.2009 N 2143-6-1, сайт «Онлайнинспекция.рф»). Такие части отпуска можно даже предоставить только по выходным или только по рабочим дням.

Если не достигнуто соглашение о том, как разделить отпуск (с учетом требований о длительности одной из его частей), то, по мнению Минтруда России, предоставляется отпуск полной продолжительности (Письмо от 01.11.2023 N 14-6/ООГ-6853).

Можно ли разделить на части ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях труда:

Да, можно, но только по соглашению с работником. Дело в том, что правило по разделению ежегодных оплачиваемых отпусков касается как основного отпуска, так и любых дополнительных отпусков, в том числе и за работу во вредных условиях труда (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Как оформить разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части:

Порядок оформления соглашения между вами и работником о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части нормативно не установлен. Рекомендуется оформить его в письменной форме, отразив в нем, в частности, количество частей, на которые делится данный отпуск, период предоставления и продолжительность каждой из них (ч. 1 ст. 125 ТК РФ, Письма Минтруда России от 08.07.2021 N 14-2/ООГ-6477, Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1). Сделать это можно как при составлении графика отпусков, так и после его утверждения (законом это не запрещено).

Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков, который составлен без учета его мнения и в котором зафиксировано разделение ежегодного отпуска на части, не свидетельствует сама по себе о достижении соглашения по этому вопросу. А значит, это может повлечь спор с работником и, соответственно, риски. Поэтому рекомендуется при разделении отпуска на части оформлять документы так, чтобы из них четко следовало, что работник согласился на разделение отпуска.

Какие риски возможны при нарушении порядка разделения ежегодного отпуска на части:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — например, если все части разделенного ежегодного оплачиваемого отпуска составляют менее 14 календарных дней;
• компенсация морального вреда работнику в соответствии со ст. 237 ТК РФ, например, если разделили ежегодный отпуск работника на части без его согласия.

Какие категории работников имеют право на предоставление оплачиваемого отпуска в удобное время:

Право на предоставление оплачиваемого отпуска в удобное время имеют специальные категории работников, которые определены федеральными законами:

• имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из них 14 лет) (ст. 262.2 ТК РФ);
• отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• почетные доноры России (п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона о донорстве);
• которые получили или перенесли лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или при работах по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие такой катастрофы (п. п. 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона от 15.05.1991 N 1244-1).

Некоторые из тех категорий, кому полагается отпуск в удобное им время, вправе взять его не только после отработки шести месяцев непрерывно, но и раньше. К примеру, женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетние (абз. 2, 3 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. ст. 260, 267 ТК РФ).

Можно ли предоставить работнику ежегодный отпуск авансом:

Можно, если работник просит такой отпуск и работодатель согласен его предоставить.

А если работник относится к тем, кто имеет право на ежегодный отпуск в удобное для них время, то работодатель, как правило, обязан предоставить работнику по его просьбе отпуск авансом, но только за текущий рабочий год, а не за будущий.

Что такое отпуск авансом, закон не разъясняет. На практике под этим понимают предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска заранее в счет будущего рабочего года либо в текущем году, но, когда работник его еще «не заработал».

В случае когда работник просит об отпуске в текущем году (не по графику отпусков), но необходимого для него стажа еще нет, можно предоставить ему отпуск за неотработанное время, если работодатель согласен. А если у работника есть право на отпуск в удобное время и он отработал уже шесть месяцев непрерывно либо он относится к категории работников, которые имеют право на отпуск и до шести месяцев отработки, то работодатель обязан по его просьбе предоставить авансом отпуск за текущий рабочий год, например беременной перед декретом (ч. 2, 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ).

Предоставлять отпуск за будущий рабочий год работодатель не должен — законом это не предусмотрено, даже если работник относится к тем, кто имеет право на отпуск в удобное для них время.

Можно ли отказать работнику в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по графику:

Нет, нельзя, так как он обязателен и для работодателя, и для работника.

Исключение — если предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной работе организации. Тогда можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий год. В этом случае работник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 1, 2 ст. 123, ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Риски, связанные с нарушениями при определении очередности предоставления отпусков:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если не предоставить в удобное время ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, у которого трое или более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из них 14 лет), если у него уже возникло право на отпуск. Либо отказать работнику в предоставлении такого отпуска по графику отпусков и из-за этого получится, что он не был в отпуске два года подряд;
• компенсация морального вреда, если работник заявит такие требования (ч. 1 ст. 21, ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

Входят ли выходные дни, попадающие на период ежегодного отпуска, в число дней отпуска:

В большинстве случаев ежегодный отпуск работника исчисляется не в рабочих, а в календарных днях и, соответственно, в него включаются дни, которые по графику работы организации получаются выходными, что следует из ч. 3 ст. 14, ст. 115, ч. 1 ст. 120 ТК РФ.

Можно ли предоставить работнику ежегодный отпуск начиная с выходного дня:

Да, если предоставляете ежегодный отпуск в календарных днях, а это большинство случаев. По закону нет ограничений, с какого дня недели можно предоставить отпуск.

Более того, можете оформить часть ежегодного отпуска в календарных днях только на выходные. Лишь изредка ежегодный отпуск предоставляется в рабочих днях (например, сезонному работнику) и, соответственно, такой отпуск не получится предоставить с выходного.

Можно ли предоставить работнику ежегодный отпуск только на выходные дни:

Нет, предоставить весь ежегодный отпуск только по выходным дням нельзя (Письмо Минтруда России от 07.12.2018 N 14-2/ООГ-9754).

При разделении ежегодного отпуска в календарных днях на части продолжительность одной из частей должна быть минимум 14 календарных дней (то есть эта часть отпуска неделима). А вот оставшиеся дни отпуска по соглашению с работником можно разделить на любое количество частей, в том числе предоставляя их только по выходным, — законом это не запрещено (ч. 1 ст. 125 ТК РФ, Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1). Минтруд России тоже отметил, что количество частей, на которые может быть разделен отпуск, законом не ограничено, но одна из частей отпуска за текущий рабочий год обязательно должна составлять не менее 14 календарных дней. Министерство не рекомендует чрезмерно дробить отпуск, так как работник не сможет воспользоваться отдыхом для восстановления трудоспособности (Письмо от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958).

Нужно ли оплачивать выходные дни, приходящиеся на период ежегодного отпуска:

Да, если отпуск в календарных днях, выходные нужно оплатить, так как они входят в число дней отпуска (об этом сказано выше).

Все дни такого отпуска (независимо от того, пришлись они на рабочие или выходные дни) оплачиваются одинаково путем умножения количества дней отпуска на средний дневной заработок работника.

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письма Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Риски при нарушении порядка предоставления и оплаты ежегодного отпуска, если на его период приходятся выходные дни:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за различные нарушения порядка предоставления ежегодного отпуска. Например, если предоставить работнику отпуск полностью только по выходным дням или без согласия работника разделить отпуск на части;
• административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ (если действия не содержат уголовно наказуемого деяния в соответствии со ст. 145.1 УК РФ) за невыплату или неполную выплату отпускных. Например, если не оплатить выходные дни, которые приходятся на ежегодный отпуск, предоставляемый в календарных днях;
• материальная ответственность при задержке выплаты отпускных. Выплата отпускных работнику производится с процентами в соответствии со ст. 236 ТК РФ.